Noile obligatii de utilizare a sistemului e-Factura
Incepand cu 1 iulie 2024, a intrat in vigoare o noua etapa privind obligatiile utilizarii sistemului e-Factura pentru firme, persoane fizice autorizate (PFA) si alte entitati juridice in relatiile de tip business to business (B2B). Conform noilor reglementari, facturile trebuie transmise prin sistemul RO e-Factura in termen de cinci zile calendaristice de la data emiterii. Astfel, facturile pe hartie sau cele primite prin e-mail nu mai pot fi inregistrate in contabilitate, singurele facturi acceptate fiind cele primite in Spatiul Privat Virtual (SPV) si semnate electronic.
Obligatiile si sanctiunile aferente
Termenul pentru transmiterea facturilor in sistemul national RO e-Factura este de cinci zile calendaristice de la data emiterii acestora. Nerespectarea acestui termen atrage sanctiuni severe:
Amenzi de 15% din valoarea facturii pentru:
- Emitentul care nu transmite factura prin sistemul RO e-Factura catre beneficiar.
- Destinatarul care primeste si inregistreaza factura emisa de un operator economic stabilit in Romania prin alte mijloace decat RO e-Factura.
Amenzi pentru nerespectarea termenului de transmitere a facturii electronice:
- Intre 5.000 si 10.000 lei pentru persoanele juridice contribuabili mari.
- Intre 2.500 si 5.000 lei pentru persoanele juridice contribuabili mijlocii.
- Intre 1.000 si 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice si persoanele fizice.
Controverse si probleme practice
Un expert consultat de StartupCafe a subliniat ca furnizorul poate fi sanctionat de doua ori pentru aceeasi fapta, contrar principiului „non bis in idem”. De asemenea, cumparatorul poate fi sanctionat cu 15% din valoarea facturii, desi nu are control asupra trimiterea facturii electronice de catre furnizor. Aceasta situatie poate genera dificultati pentru companiile care, din motive legitime, trebuie sa inregistreze facturi primite prin alte mijloace, precum e-mailul.
Probleme tehnice si feedback din partea utilizatorilor
Dupa prima zi de aplicare a noilor obligatii, numerosi contabili si antreprenori au raportat probleme cu functionarea sistemelor ANAF si ale Ministerului Finantelor pe grupurile de Facebook. De exemplu, unul dintre utilizatori a mentionat dificultatile intampinate de la ora 2 dimineata in incercarea de a incarca facturile necesare pentru plati urgente, in timp ce un alt utilizator a raportat ca API-urile e-Factura nu au fost functionale intre orele 22:00 si 8:07.
Exceptiile de la utilizarea sistemului RO e-Factura
Exista anumite exceptii de la obligatia de utilizare a sistemului RO e-Factura:
- Livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara Uniunii Europene de catre furnizor sau de alta persoana in numele sau.
- Livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara UE de catre cumparatorul care nu este stabilit in Romania sau de alta persoana in contul sau (cu exceptia bunurilor transportate de cumparatorul insusi pentru uz privat).
- Livrarile intracomunitare de bunuri.
- Facturi simplificate.
- Facturi emise catre persoane fizice (cu exceptia facturilor B2C emise pentru voucherele de vacanta).
Impactul si importanta respectarii noilor reglementari
Implementarea acestor masuri are un impact semnificativ asupra modului de operare al firmelor si PFA-urilor din Romania. Respectarea noilor reglementari nu doar ca asigura conformitatea cu legislatia in vigoare, dar contribuie si la modernizarea si eficientizarea proceselor contabile si fiscale. Adoptarea sistemului e-Factura aduce beneficii in ceea ce priveste transparenta si corectitudinea, oferind un control mai bun asupra fluxurilor financiare si reducand riscurile de frauda si evaziune fiscala.
Recomandari pentru adaptarea la noul sistem
Pentru a se adapta la noile cerinte, companiile sunt incurajate sa utilizeze software-uri de facturare compatibile cu RO e-Factura si sa se asigure ca personalul lor este instruit corespunzator. De asemenea, este esential sa se monitorizeze constant functionarea sistemului e-Factura si sa se raporteze imediat orice probleme tehnice catre autoritatile competente
Sursa foto: ANAF